В поисках полного контроля — Böwe Systec нашла решение!
Компания Böwe Systec AB нуждалась в новой, адаптированной системе для всех своих бизнес-процессов, от систем управления складом до управления продажами.
Они выбрали CloudOffice.
Комплексное решение
Позвольте представить вам Фредрика Ларссона, менеджера по продажам и сервису в компании Böwe Systec AB, одной из 20 филиалов концерна с 75-летним опытом и общим количеством сотрудников около 1000 человек. В Швеции, однако, офис не большой, всего 8 сотрудников. Компания производит и поддерживает почтовые машины, в том числе сортировочные, упаковочные и конвертные машины. Так же, как и CloudOffice, компания предлагает индивидуальные решения для удовлетворения потребностей своих клиентов. Головной офис находится в Аугсбурге, Германия. Böwe Systec работает по всему миру, от Европы до Японии и США. Компания работает на шведском рынке с 1991 года.
Если говорить о программах автоматизации бизнеса, Böwe Systec использовала ранее веб-систему, которая, безусловно, справилась со своей задачей. Однако Фредрик говорит, что они не были полностью удовлетворены программой, она не полностью соответствовала их требованиям. Они нуждались в большей гибкости и понимали, что пришло время для перемен. Уже два года Böwe Systec является довольным клиентом CloudOffice!
— Поскольку у нас большие складские запасы, нам нужна была система, которая могла бы предоставить нам комплексное решение, включая управление складом, создание заказов поставщикам и далее по цепочке, включая заказы покупателей, отгрузки, инвойсы — говорит Фредрик.
Кроме того, для нас было важно, чтобы система имела интеграцию с системой Fortnox, в которой ведется бухгалтерский учет нашей компании.
Преимущества гибкой системы
Предыдущая система, которую использовала Böwe Systec, решала большую часть этих задач. Так чего же они достигли, перейдя на CloudOffice?
— Преимущество CloudOffice по сравнению с нашей предыдущей программой заключается в том, что наша прошлая система была предназначена для более крупных компаний и не было возможности ее изменять, объясняет Фредрик. В отличии от нее, CloudOffice может гибко настраиваться и изменяться, если нам понадобятся какие-то новые функции в системе. Система CloudOffice работает очень хорошо. Они помогли нам с некоторыми особенностями, которые нам надо было получить в учетной системе. Интеграция между CloudOffice и Fortnox так же работает прекрасно. Мы полностью контролируем наш склад — от закупки до отгрузок и выставления инвойсов. Все о работе становится намного проще! В дополнение к этому, например, мы получили более эффективные инструменты для отслеживание инвойсов.
Хорошая поддержка
Вы можете подумать, что переход со старой бизнес-системы на CloudOffice был слишком хлопотным и что процесс занял много времени, прежде, чем запуск стал возможен. Если это так, вы ошибаетесь. Для Böwe потребовалось всего две недели для проведения внедрения, после чего Фредрик и его коллеги начали работать в CloudOffice.
— Когда мы начали использовать систему, она была стандартной без доработок, то есть «из коробки». Вместе с коллегами из поддержки CloudOffice мы изучили все стандартные процессы в системе, чтобы убедиться, что все подходит нам. Все получилось очень хорошо, так же, как и работает сейчас. Мы очень рады!
Мы смогли быстро запустить систему и начать использовать основные функции. Когда у нас возникали вопросы, мы получали хорошую поддержку.
Просто и эффективно
Теперь Böwe Systec использует новую программу для всех бизнес-процессов, и сотрудники ценят, что она настолько удобна для использования.
— В системе ведутся все процессы. Если нам нужны какие-то товары, мы создаем заказ поставщику. Мы управляем нашим складом, в том числе проводим инвентаризацию. Если какие-то товары используются на наши нужды, то они легко списываются. В случае, если мы продаем товары, то мы регистрируем заказ на продажу, делаем отгрузку и выставляем инвойс клиенту.
Вся информация отправляется в Fortnox, так что бухгалтер имеет всю информацию у себя в бухгалтерской программе. Все делается автоматически.
Конечно, важно, чтобы все в компании были довольны внедрением новой программы. Как это прошло у вас? Легко ли было привыкнуть к программе?
— Вы можете использовать систему по-разному, — говорит Фредрик — Для начала вам не нужно знать и использовать систему на 100%. Основы приходят очень быстро. Это очень, очень просто. Вы можете зарегистрировать всю цепочку документов от заказа поставщику до инвойса покупателю за 30 секунд. Просто кликаете по кнопке и документы формируются автоматически! Это быстро, вам не нужно делать документ руками. Это очень экономит время!
Планирование на будущее
Фредрик, кажется, более чем доволен своей новой системой и фактически не видит никаких недостатков в ней. Наоборот, он может определенно рекомендовать CloudOffice другим компаниям.
Тем не менее, Böwe Systec, сделав внедрение, не останавливается на этом. У них есть планы на будущее относительно CloudOffice. В компании недавно появилось несколько новых сотрудников, они уже изучили основы программы. В ближайшее время Böwe Systec продолжит работу по внедрению дополнительных функций, говорит Фредрик. Среди прочего, рассматривается так называемый ABC-анализ, то есть отчет, который помогает с анализом клиентов и продуктов и оптимизации продаж.
Компания заказывала ранее несколько новых функций в программе.
— Да, мы заказывали новую функциональность системы, говорит Фредрик. Например, отчет об изменениях склада, учетные центры, различные печатные формы, инструменты планирования, рабочие графики, заказы на работы и инвентаризация через мобильное приложение. Планирование графиков и рабочих заданий — это то, с чего мы скоро начнем.
Следующим этапом, который мы хотим разработать, является возможность использования штрих-кодов в нашей складской системе.
Это следующий шаг!
Для получения дополнительной информации о CloudOffice, пожалуйста, посетите cloudoffice.ua