Как автоматизировать предприятие — проектный подход

Автоматизация предприятия — это преобразование предприятия для повышения его эффективности посредством автоматизации. Основной для автоматизации служит учетная система, которая при необходимости дорабатывается для соответствия специфическим требованиям заказчика.
Автоматизация также может привести к изменению бизнес-процессов на предприятии.

При автоматизации часто используется проектный подход, который строится на взаимодействии заказчика и проектной группы, проводящей внедрение. Проектная группа компании включает разработчиков, аналитиков и менеджера проекта. Накопленный опыт позволяет проектной группе быстро вырабатывать обоснованное предложение по автоматизации предприятия и проводить ее внедрение.

Этапы при автоматизация деятельности предприятия

1. Определение задач и целей автоматизации
2. Обследование предприятия
3. Формализация проекта и подготовка ТЗ
4. Доработка системы по требованиям заказчика
5. Обучение персонала и опытная эксплуатация
6. Запуск системы в работу
7. Поддержка и сопровождение

1. Определение задач и целей автоматизации

Для того, чтобы автоматизация имела ценность для компании, необходимо выяснить цели и задачи, которые должны быть достигнуты за счет автоматизации. То есть, какая проблема должна быть решена за счет автоматизации и какую выгоду она должна принести для клиента.
Цели должны быть поставлены явно и они должны быть проверяемы.

Пример
Небольшая компания, занимающаяся производством продуктов питания, обратилась с запросом о помощи в создании учета партий выпускаемой продукции. Учетная система должна позволять отслеживать партии готовой продукции и сырья, используемого для его ее производства. Для этого необходим отчет, который бы содержал информацию о всех компонентах, использованных при производстве товаров указанной партии.
Необходимость такого учета является требованием инспекции по пищевым продуктам.
В настоящий момент такой учет ведется вручную, что требует большого количества ручного труда.

2. Обследование предприятия

Обследование предприятия это анализ существующих бизнес-процессов на предприятии и выявление “узких мест”, решение которых приведет к увеличению эффективности работы предприятия.
При обследовании компании выясняется какие процессы должны быть автоматизированы. Формируется предположение, какая система может быть использована для автоматизации, какие доработки необходимо провести в системе.
Также могут быть выработаны предложения заказчику по оптимизации рабочих процессов на предприятии.
Процесс анализа строится на совместной работе представителей заказчика и проектной группы.
По итогам выполнения обследования предприятия готовится итоговый документ об обследовании предприятия.

Пример
Провели несколько встреч на предприятии заказчика. В ходе встреч заказчик рассказал о своем предприятии, какую продукцию они производят, как строится производственный процесс и как организован документооборот в компании. Выяснилось, что кроме учета партий на производстве, есть некоторые моменты, которые отнимают много времени у сотрудников и которые могут быть автоматизированы.
Пример таких проблем — учет разных сегментов в компании ведется в независимых системах — бухгалтерия ведется в одной системе, заказы ведутся в другой системе, а учет производства — в третьей и эти системы не имеют общей интеграции. Это приводит к тому, что приходится выполнять работу по вводу информации в разные системы и то, что нет сквозного учета на предприятии.
Были получены примеры документов производства, отчетов по учету партий выпускаемых товаров, примеры транспортных накладных и наклеек, используемых для маркировки продукции.

3. Формализация проекта и подготовка ТЗ

На основании данных об обследовании предприятия, необходимо подготовить техническое задание (ТЗ). Этот документ является основой по выполнению проекта и сдачи его заказчику.

Документ может содержать следующие разделы:

• описание рабочих процессов в новой системе
• описанием работ, которые будут проводиться в ходе выполнения проекта, включая разработку новой функциональности,
• настройку системы, доработку печатных форм, отчетов, подготовку инструкций для пользователей и т.д.
• зоны ответственности заказчика и проектной группы
• критерии приема проекта

В зависимости от объема проекта, техническое задание может иметь различный объем и содержание. Для небольших проектов этот документ будет содержать только основные моменты, а для сложных проектов, техническое задание будет более обширным и подробным.
Техническое задание должно быть согласовано с заказчиком до начала выполнения работ по проекту.

На основании технического задания, проектная группа может подготовить обоснованное предложение по стоимости всего проекта и сроков его выполнения.

Пример
На основании информации по обследованию предприятия, был подготовлен краткий документ технического задания. Система CloudOffice будет основной учетной системой на предприятии, в которой будет вестись учет закупок, управление складом, управление производством и управление продажами.
По требованию заказчика, ведение бухгалтерского учета, будет продолжаться в существующей системе, для чего будет сделана интеграция между системами.
Будет создано два отчета по производству по макету заказчика, а также макеты для печати транспортных накладных и наклеек для маркировки продукции.
Были оговорены сроки выполнения проекта, а также перечень данных, которые будут подготовлены заказчиком для загрузки в новую систему, включая списки товаров, контрагентов и т.д.

4. Настройка и доработка системы

Доработка системы проводится проектной группой CloudOffice.
По всем работам, описанным в ТЗ готовятся соответствующие задачи.
По решению команды разработки, задачи, описанные в ТЗ могут быть выпущены в рамках текущих обновлений и войти в стандартную версию программы. Если же разработка является уникальной для разрабатываемого проекта, то она будет применена только для базы клиента, для которого выполняется проект.
Разработка и тестирование ведется в соответствии с регламентом компании CloudOffice.
При создании новой функциональности, по ней готовится документация, включая инструкции для пользователей.
В случае сложной функциональности, заказчику могут предоставляться промежуточные итоги работ для оценки и утверждения.
Если проект включает запуск нового оборудования, например, сканеры штрихкодов, принтеры этикеток, то на этом этапе это оборудование приобретается и проводится его интеграция с системой.

Пример
Согласно ТЗ по проекту, необходимо провести следующие доработки:

• специализированные печатные формы по макетам заказчика. Заказчик предоставил образец форм.
• новый отчет по партиям товаров. Заказчик предоставил свое предложение по отчету.

Проектная группа выполнила задачи:

• специализированные печатные формы были созданы в течении двух дней и подключены к базе заказчика
• отчет по партия товаров был определен как стандартный для системы CloudOffice. Этот отчет был разработан и включен в новый релиз (обновление) системы для всех клиентов. По сравнению с предложением клиента, отчет был сделан более универсальным и покрывающим все потребности заказчика.

5. Обучение персонала и опытная эксплуатация

После того, как все необходимые доработки выполнены, необходимо провести обучение персонала, который будет работать в системе. Обучение может проводиться либо на тестовой системе, либо сразу на реальной системе в режиме опытной эксплуатации.
При обучении могут использоваться инструкции пользователей, разработанные при доработке системы.
По итогам обучения персонал должен уметь работать в системе и выполнять типовые операции для своей роли в системе.
Если при выполнении проекта было подключено новое оборудование, пользователи должны научиться с ним работать.

Пример
Для обучения была подготовлена тестовая система.
Пользователь, который занимается управлением производством получил доступ к новой системе и инструкции по работе. Обучение проводилось менеджером проекта и заняло один рабочий день. Был проведен сквозной пример по производству партии товаров, включая планирование производства, заказ сырья, учет готовой продукции, а также печать наклеек и маркировка продукции.
Были рассмотрены различные ситуации, возникающие на производстве и реакцию пользователя на них.
Пользователь освоил необходимую ему функциональность и подтвердил готовность к работе в новой системе.

6. Запуск системы в работу

Перед запуском системы в эксплуатацию, необходимо обновить данные в системе на дату запуска, включая:
справочники, включая список пользователей, товаров, контрагентов, цен, оборудования, графиков работы и т.д.
ввод начальных остатков, включая взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, склад, входящий баланс по плану счетов
интеграции со сторонними системами

В зависимости от размера проекта, переход на новую систему может быть либо одномоментным, либо поэтапным.
При одномоментном переходе, новая система сразу заменят все старые механизмы учета.
При поэтапном переходе, новая система вводится поэтапно, закрывая определенные контуры на каждом этапе.

Пример
Заказчик подготовил данные для ввода в систему на 1 ноября 2020 года. Данные были импортированы в систему проектной группой.
Запуск системы начался с учета закупок и продаж. Через месяц успешной работы был запущен учет на производстве.

7. Поддержка и сопровождение

После запуска системы, заказчик получает поддержку команды разработки и сопровождения.
Поддержка включает помощь по текущим вопросам, связанным с использованием системы, настройками и прочее.
Все обращения в поддержку регистрируются и ведутся в системе управления поддержкой. Для того, что бы открыть запрос, можно отправить письмо по адресу [email protected] или позвонить Вашему менеджеру проекта.
Поддержка также включает текущие обновления системы, которые выходят на регулярной основе. При обновлении базы заказчика, пользователям будет предоставлена информация о новой функциональности, которая была выпущена в обновлении.
В случае, если заказчику необходима новая функциональность, он также может обратиться в поддержку. Запрос будет зарегистрирован и выполнен как отдельный проект.

Пример
Пользователь, работающий со складскими документами обратился с просьбой сделать возможность, чтобы в одном документе отгрузки была возможность указать товары с разных складов. Группа разработки проанализировала запрос и решила включить эту функциональность в стандартную систему. Она была добавлена при следующем обновлении системы.

Сроки выполнения проекта по автоматизации

В зависимости от сложности, внедрение проекта может занимать разное время.
Для небольших компаний, которые используют типовые схемы работы и выбирают систему CloudOffice, внедрение может занять от одной до нескольких недель. Определяющим будет готовность заказчика к запуску, включая наличие информации для заполнения первоначальных данных, например список товаров, контрагентов, цен и т.д.
Для компаний с более сложными процессами, которые выбирают систему CloudOffice ERP и которым требуется специфическая функциональность, например, интеграции со сторонними системами, учет нескольких компаний в одной базе и т.д. срок внедрения может быть до нескольких месяцев.

Благодаря тому, что система CloudOffice работает по принципу low-code, внедрение системы у заказчика проходит быстрее в 2-4 раза по сравнению с классическими системами аналогичной сложности. Больше информации на странице 1С Предприятие